OBOWIĄZEK INFORMACYJNY RODO

Szanowni Państwo,

Z dniem 25 maja 2018 roku wchodzi w życie Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych, tzw. „RODO”).

Wspomniany akt prawa europejskiego, który będzie obowiązywać bezpośrednio we wszystkich krajach Unii Europejskiej od dnia 25 maja 2018 r., reguluje postępowanie z danymi osobowymi w całej Europie. Chodzi w nim m.in. o to, by chronić dotyczące Ciebie informacje.

Należy jednak pamiętać, że celem RODO wcale nie jest zablokowanie przepływu danych osobowych. Jest wręcz przeciwnie: te dane są potrzebne, np. byśmy mogli podpisać z Tobą umowę, czy przesłać Ci naszą ofertę. Natomiast dzięki RODO masz mieć jednak większą kontrolę nad tym, kto i w jaki sposób przetwarza Twoje dane osobowe.

W kontekście wejście w życie RODO, po naszej stronie powstały pewne obowiązki informacyjne, które niniejszym spełniamy przedstawiając Państwu wymagane przez RODO informacje.

Rola PBR SP. Z O.O. w kontekście RODO

W rozumieniu RODO PBR SP. Z O.O. przetwarza Państwa dane osobowe występując w roli Administratora Danych Osobowych („Administrator”, „ADO”).

Cel: realizacja umowy

Administrator przetwarza Państwa dane osobowe w celu realizacji umowy / usług, w tym również w celu udzielania wsparcia technicznego – pomocy technicznej, zapewnienia bezpieczeństwa transakcji i dostosowania Portalu do preferencji i oczekiwań użytkownika.

Podstawą prawną przetwarzania danych osobowych jest:

• Art. 6 ust. 1 lit. b) RODO - przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą, lub do podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy;

Przetwarzane są w szczególności następujące dane:

• Baza Użytkowników Docerus.com Zarejestrowanych
• email
• czas i ip każdego logowania
• historia wyszukiwanych haseł, obejrzanych dokumentów (+ czas i ip)

Cel: uzasadnione interesy

Administrator przetwarza także Państwa dane w celu promocji / marketingu własnych produktów lub Zaufanych Partnerów a także by lepiej dostosować usługi do Państwa preferencji.

Podstawą prawną przetwarzania danych osobowych jest:

• Art. 6 ust. 1 lit. f) RODO - przetwarzanie jest niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez administratora lub przez stronę trzecią, z wyjątkiem sytuacji, w których nadrzędny charakter wobec tych interesów mają interesy lub podstawowe prawa i wolności osoby, której dane dotyczą, wymagające ochrony danych osobowych, w szczególności gdy osoba, której dane dotyczą, jest dzieckiem.

Przetwarzane są w szczególności następujące dane:

• Baza Użytkowników Docerus.com Zarejestrowanych
• email
• czas i ip każdego logowania
• historia wyszukiwanych haseł, obejrzanych dokumentów (+ czas i ip)

Profilowanie

Powyższe dane wraz z innymi danymi „technicznymi” pozyskanymi podczas korzystania z Portalu, mogą być wykorzystane do profilowania preferencji użytkowników, zgodnie z ideą funkcjonalności tego rodzaju Portali (chodzi np. o preferencje co do dokumentów tekstowych). Dane te mogą zostać również wykorzystane w celach marketingowych na podstawie Art. 6 ust. 1 lit. f) RODO.

Czas przetwarzania

Państwa dane osobowe zazwyczaj będą przetwarzane przez czas wykonania umowy – w celu wykonania umowy (Art. 6 ust. 1 lit. b) RODO), jak również w celach wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez Administratora lub przez stronę trzecią (Art. 6 ust. 1 lit. f) RODO).

Po wykonaniu / zakończeniu umowy, dane będą przetwarzane dalej – jednakże w celach archiwizacyjnych, na podstawie art. 74 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Art. 6 ust. 1 lit. c) RODO).

Przekazywanie innym podmiotom

Państwa dane osobowe mogą być przekazywane innym podmiotom, w celu wykonania umowy / wykonania usługi (Art. 6 ust. 1 lit. b) RODO), jak również w celach określonych w art. Art. 6 ust. 1 lit. f) RODO. Administrator oświadcza, że nie przekazuje Danych do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej (czyli poza Europejski Obszar Gospodarczy („EOG”). Administrator oświadcza również, że nie korzysta z podwykonawców, którzy przekazują dane poza EOG. w przypadku, gdyby sytuacja się zmieniła, w przypadku zajścia konieczności korzystania z podwykonawców albo partnerów spoza EOG, Administrator oświadcza, iż przy pomocy odpowiednich umów zapewni by takie podmioty trzecie spełniały adekwatnie wymogi RODO.

Kategorie odbiorców danych

Administrator może udostępniać dane osobowe jedynie podmiotom upoważnionym do ich uzyskania na podstawie przepisów prawa i/lub stosownych umów, w tym umów powierzenia przetwarzania danych osobowych.

W szczególności Ponadto Państwa dane osobowe mogą być przekazywane podmiotom przetwarzającym dane osobowe na zlecenie Administratora, m.in. dostawcom usług IT, usług hostingowych, agentom rozliczeniowym (np. płatności elektroniczne), itp.

Ponadto Administrator może przekazywać Państwa dane podmiotom przetwarzającym zaufanym Partnerom Marketingowym / agencjom marketingowym, przy czym takie podmioty przetwarzają dane na podstawie umowy z Administratorem, a przekazanie tych danych objęte jest środkami bezpieczeństwa oraz kontrolą ze strony Administratora jako administratora danych osobowych.

Przetwarzanie danych osobowych w celach marketingowy odbywa się bądź to na podstawie odpowiedniej zgody (Art. 6 ust. 1 lit. a) RODO), bądź to w związku z zaistnieniem innych podstaw prawnych niż zgoda – np. Art. 6 ust. 1 lit. f) RODO.

Podstawy prawne, w tym inne niż zgoda

Często nadużywana zgoda na przetwarzanie danych osobowych, jest tylko jedną z wielu możliwych podstaw prawnych przetwarzania danych osobowych. Jest wiele innych podstaw prawnych przetwarzania danych osobowych, innych niż zgoda osób, których dane będą przetwarzane. w szczególności można przetwarzać dane osobowe w celu wykonania umowy lub np. w sytuacji, gdy przetwarzanie jest niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez administratora lub przez stronę trzecią. Podstawy prawne przetwarzania danych osobowych reguluje art. 6 RODO.

Państwa prawa

Możesz uzyskać informacje, czy przetwarzamy Twoje dane osobowe.

• Jeśli tak - możesz uzyskać do nich dostęp, np. poprosić o kopię. Możesz również uzyskać szczegółowe informacje m.in. o tym, jakie twoje dane są przetwarzane i w jakim celu, komu są przekazywane. Jeśli sam nie przekazałeś danych tej firmie/instytucji - możesz także poprosić o informacje, skąd znalazły się w tej konkretnej firmie.
• Możesz również poprosić o usunięcie lub ograniczenie przetwarzania swoich danych. Oczywiście nie w każdym przypadku. Gdy mamy z Tobą zawartą umowę to możemy je przetwarzać zgodnie z przepisami prawa i Twoja prośba nie będzie skuteczna. Jeśli jednak są one przetwarzane niezgodnie z prawem lub nie ma podstaw do ich przetwarzania - Twoje dane powinny być usunięte
• Jeśli uważasz, że Twoje prawa są łamane - możesz wnieść skargę do organu nadzorczego zajmującego się ochroną danych osobowych.

Ponadto, jeżeli Administrator przetwarza Państwa dane osobowe:

• Przysługuje Pani/Panu prawo dostępu do swoich danych osobowych oraz prawo żądania ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia ich przetwarzania;

• W zakresie, w jakim podstawą przetwarzania Pani/Pana danych osobowych jest przesłanka prawnie uzasadnionego interesu Administratora, przysługuje Pani/Panu prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania Pani/Pana danych osobowych;

• W szczególności przysługuje Pani/Panu prawo sprzeciwu wobec przetwarzania danych na potrzeby marketingu bezpośredniego oraz profilowania;

• W zakresie, w jakim podstawą przetwarzania Pani/Pana danych osobowych jest zgoda, ma Pani/Pan prawo wycofania zgody. Wycofanie zgody nie ma wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem.

• W zakresie, w jakim Pani/Pana dane są przetwarzane w celu zawarcia i wykonywania umowy lub przetwarzane na podstawie zgody przysługuje Pani/Panu oraz prawo do przenoszenia danych, tj. do otrzymania od administratora Pani/Pana danych osobowych w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego.

• W celu skorzystania z powyższych praw należy skontaktować się z administratorem danych lub z Inspektorem Ochrony Danych (o ile został powołany), korzystając ze wskazanych wyżej danych kontaktowych lub odpowiedniego formularza na stronie https://docerus.com/kontakt

Informacja o wymogu podania danych

W zakresie, w jakim przetwarzanie Pani/Pana danych osobowych następuje w celu zawarcia i realizacji umowy z Administratorem, podanie danych jest niezbędne do zawarcia umowy. Podanie danych osobowych jest dobrowolne, jednakże bez ich podania nie jest możliwe zawarcie i realizacja umowy. Podanie danych osobowych w celach marketingowych jest dobrowolne, aczkolwiek przetwarzanie danych osobowych w celach marketingowych może się odbywać również na mocy innej podstawy prawnej niż zgoda – np. na podstawie Art. 6 ust. 1 lit. f) RODO.